なぜセキュリティの確認が必要か
AIマニュアル作成ツールは、現場の作業動画や、社内の手順書・図面といった資料をクラウド上にアップロードして利用します。これらは外部に漏れれば技術情報の流出につながりかねない、企業にとって機微な情報です。機能や生成精度の評価に目が向きがちですが、誰がどの範囲までアクセスできるのか、不正アクセスへの備えがあるのかを確認せずに導入すると、思わぬ情報リスクを抱えることになります。
ここで挙げる項目は、AIマニュアル作成ツールに限らず、社内の作業データを扱うあらゆるクラウドツールを評価する際に共通して確認したい観点です。
確認したい6つのチェック項目
| 確認項目 | 何を確認するか |
|---|---|
| 認証方式の強度（多要素認証・MFA） | ID・パスワードだけでなく、多要素認証（MFA）に対応しているか。アカウント情報が漏えいした場合の被害を抑えられるか |
| アクセス制御（IPアドレス制限） | 社内ネットワークや特定拠点からのみアクセスを許可するIPアドレス制限が設定できるか |
| シングルサインオン（SSO）対応 | 既存の社内認証基盤と連携できるか。ツールごとに個別のID・パスワードが増えると、管理・退職時の失効対応が煩雑になりやすい |
| パスワードポリシーの強化設定 | 文字数・複雑さの要件など、パスワード強化のための設定が可能か |
| アカウントロック等の不正アクセス対策 | ログイン試行回数の制限やアカウントロックなど、総当たり攻撃への備えがあるか |
| ユーザー権限管理の粒度 | 一般ユーザーと管理者でできることを分けられるか。誰でも全データにアクセスできる状態になっていないか |
上記に加えて、システムの機能とは別にデータの取り扱いに関する契約・合意も確認したい項目です。アップロードした動画・資料の保管期間、解約時のデータ削除対応、秘密保持契約（NDA）の締結可否などは、機能一覧には表れない部分であり、契約段階で確認しておく必要があります。
ベンダーへの確認方法
セキュリティ項目は、Webサイトの説明だけでは判断しきれないことも多くあります。導入検討時には、次のような質問をベンダーに直接投げかけて確認するとよいでしょう。
- 多要素認証・IPアドレス制限・SSOは、追加費用なく標準機能として使えるか
- ユーザーの権限（一般ユーザー・管理者など）はどこまで細かく分けられるか
- アカウントロックの条件（試行回数・ロック解除方法）はどうなっているか
- アップロードした動画・資料のデータ削除・返却は解約時にどう対応されるか
- 秘密保持契約（NDA）や委託先としてのデータ取り扱いに関する契約書面を提示できるか
ポイント: 暗号化方式や内部のシステム構成といった技術的な実装の詳細は、セキュリティ上の理由から公開していないベンダーも多くあります。詳細な内部実装を明かさないこと自体は不自然ではなく、むしろ「どの認証・アクセス制御の機能が使えるか」「データの取り扱いをどう契約で担保するか」という、利用者側で確認・運用できる項目を基準に判断することが現実的です。
AI Manual Coachのセキュリティ対応
AI Manual Coachは、上記のチェック項目のうち、次の機能を実装しています。
- 多要素認証（MFA）
- IPアドレス制限
- シングルサインオン（SSO）
- パスワード強化設定
- アカウントロック設定
- ユーザー権限管理（一般ユーザー／管理者のロール管理）
導入をご検討の際は、上記の対応状況に加えて、データの取り扱いに関する契約内容についても、お問い合わせ・資料請求の際にあわせてご確認ください。
まとめ
AIマニュアル作成ツールは、作業動画や社内資料という機微な情報を扱うからこそ、機能や生成精度だけでなくセキュリティの確認が欠かせません。多要素認証・アクセス制御・SSO・パスワードポリシー・不正アクセス対策・権限管理という6つの項目に加え、データの取り扱いに関する契約内容まで含めて確認することで、導入後の情報リスクを抑えられます。ツールの説明だけで判断せず、気になる点はベンダーに直接質問し、具体的な回答を得た上で導入を判断しましょう。