AIマニュアル導入の稟議書を作るには？製造業の記入例

購入の稟議と、作成した手順書の承認を分ける

導入稟議で決めるのは、ツールに費用と担当者の時間を投じるかどうかです。作成した手順書を製造や品質の責任者が承認することは、導入後の運用に当たります。製品に承認機能があることだけを、社内の購入承認が通る理由にしないようにします。

また、社員向けの生成AI研修は、指示の作成や出力の確認などを社員が学ぶためのサービスです。AIマニュアル作成ツールは、動画を用いた手順書作成や確認の運用を検討するものです。「報告メールを作れるようにしたい」という課題と、「作業手順書の更新を担当者が回せるようにしたい」という課題では、稟議に書く対象業務も成果物も変わります。

AIマニュアル導入の稟議へそろえる6項目

項目	書く内容	必要な添付・記録
1. 現在の負担	作成・更新の件数、担当者別の作業時間、更新待ち	直近の作成・確認記録、既存手順書
2. 導入範囲と必要成果物	対象工程、必要項目、使用する出力形式、対象外	標準手順、使用する帳票の見本
3. 候補の比較と検証	現行方法との違い、撮影・生成・確認・修正で試す点	比較表、実際に確認できた結果
4. 費用と社内投入	正式見積、契約条件、撮影・確認・運用の人時	見積書、予算資料、担当者の勤務計画
5. 運用と情報管理	作成者・確認者・更新責任者、撮影と入力情報の扱い	社内の利用条件、配布・改訂手順
6. 発注・展開の条件	購入を判断する条件、保留する理由、展開の順序	責任者の確認記録、判断日

「AIで自動化できるため」とだけ書かず、撮影や人による確認がどこに残るかも示します。動画で読み取れない寸法、条件、判定基準を誰が補うか決まっていない場合は、標準を整理する作業も導入計画へ含めます。購入してから担当を探す進め方では、作成できても教育に使える状態まで届きにくくなります。

記入済み例：組付け作業の手順書更新から始める

以下は架空の組付けメーカーC社が、AI Manual Coachを候補に含めて購入を検討する例です。実在顧客の導入例、製品の処理時間、削減効果ではありません。価格は公開例に記載せず、正式見積と予算資料を社内で添付する前提にしています。実際の稟議では、採用候補、見積の実額、契約範囲を明記してください。

項目	C社の記入内容
件名・決裁依頼	組付け作業の手順書作成ツールの新規購入。製造課長が比較記録を確認し、代表が正式見積と下記の発注条件を照合して決裁する
1. 現行負担	前月は作成・更新6件。担当者の編集各60分、班長の確認各20分で合計8人時。班長に更新依頼が集中しているため、作成者と確認者を分ける運用を検討する
2. 範囲・成果物	最初は標準が確定した2種類の組付け作業。画像付き手順書に手順、使用部品、注意点、確認箇所をそろえ、PDFで教育担当へ渡す。設備内部の動作や未確定の作業方法は対象外
3. 比較・検証	現行の写真と文章による作成案も比較する。候補製品について、2作業を題材に生成内容の確認・追記、PDFの読みやすさ、更新時の手順を確認した記録を添付する。事前確認の方法と費用は提供会社と合意する
4. 費用・投入	支払額・契約範囲は添付見積、予算枠は予算資料に記載。比較検証用に作成担当2時間、班長の確認1時間、管理担当の条件整理1時間、計4人時を社内で確保。撮影や修正が増えたら実測を追記する
5. 体制・情報	作成担当が動画と原資料を準備、班長が標準との一致を確認、製造課長が教育利用を承認。管理担当が動画内の顧客名や図面の扱いを社内ルールと照合し、改訂時の責任者も製造課長とする
6. 発注・展開	必要項目を人が確認・修正でき、PDFの使い勝手、情報の扱い、契約と予算が受け入れられた場合に発注を判断する。未確認事項があれば保留。2作業の作成・教育利用を記録してから、次の工程を代表が判断する

比較欄に「確認済み」と書くのは、担当者が実際に確認した事項に限ります。確認前の提案書なら「PDFの必要項目と更新操作を確認予定」と書き、正式発注までに結果を添付する条件を設けます。営業説明で聞いたこと、自社の動画で試したこと、まだ試せていないことを分けて残すと、決裁者が前提を確認できます。

費用対効果は、現在の作成・確認時間を基準にする

C社の前月負担は、6件×（60分＋20分）＝480分、つまり8人時です。これは現行業務の観察値であり、導入後に減る時間ではありません。比較検証へ確保する4人時も、製品の解析時間や作成速度を意味せず、C社側の勤務計画です。足りなければ追加の投入時間を記録します。

前月6件は手順書全体の作成・更新件数です。初期対象の2作業については、それぞれの件数と作成・確認時間を別に集計し、導入前後の比較はその範囲で行います。全体の8人時を、そのまま対象2作業の負担として使わないようにします。

導入後を測るときは、撮影準備、撮影、入力、内容の確認、修正、配布、改訂までを対象にし、処理待ちと社員が作業した時間を分けます。件数が増えた月は、総時間だけでなく同程度の手順書1件あたりの負担も見ます。作成時間が短くなっても、給与や外注費が自動的に減るわけではありません。空いた時間を教育や改善へどう配分するかも説明すると、金銭換算だけに頼らず判断できます。

見積では支払額に加え、必要な利用範囲、契約期間、更新や解約の条件、導入時の支援が必要な場合の対応範囲を確認します。自社の撮影・確認担当が足りないことを、ツールの料金比較だけで解決しようとしないことが大切です。

発注する条件と、準備を優先する条件を示す

発注を判断しやすいのは、最初に扱う作業の標準が確定し、必要な出力を確認でき、作成・確認・改訂を担う人と勤務時間が決まっている状態です。候補を評価した記録と正式見積をそろえ、決裁者が社内の予算と利用条件へ照合します。

一方、部署によって正しい作業方法が違う、撮影できる範囲を社内で決めていない、確認できる班長の時間を取れない場合は、その準備を優先します。手順がすでに安定し、更新も少なく、現在の写真と文章で運用できている作業なら、当面は現行方式を続ける判断もあります。対象外と保留理由を明示する稟議は、導入後の追加作業を経営者が見通す助けになります。

AI Manual Coachを検討する際の見積依頼例

AI Manual Coachは、アップロードした作業動画からテキストや画像を用いた手順書を生成し、PDF・Excelで出力できる製造業向けシステムです。熟練者と新人の作業動画を比較する差分・改善レポートや、役割に応じた多段階の承認・履歴管理にも対応しています。ただし、今回のC社が必要とするのはまず手順書の作成と確認です。必要な機能を絞って、自社の運用で確かめます。

依頼文の例（架空）：標準が確定した組付け2作業の手順書更新を検討しています。前月は手順書全体で6件、作成と班長確認で計8人時を使いました。対象2作業の件数と時間は別に集計します。動画から画像付き手順書を作り、人が内容を確認・追記してPDFで教育に使う想定です。候補作業の内容と必要項目を機密情報を除いて提示します。自社の作業を題材にした事前確認の進め方、動画の準備条件、必要な利用範囲、導入支援の有無、契約条件と見積をご案内ください。購入は確認結果と予算を社内で審査して判断します。