製造業の業務フローを生成AIで可視化｜担当と分岐を確かめる4手順

最初に可視化するのは、今の業務のつながり

現状の業務フローは、誰が、どの材料を受け取り、何を確認して、次の誰へ渡すかを示すものです。生成AIにはヒアリングの整理とフロー案を依頼します。担当者の説明にない承認者や、便利そうな自動処理を追加すると、実際には行っていない仕事が現状として記録されてしまいます。

まず現状の流れと、まだ確認できていない点を分けます。改善案はその後に別の資料として検討してください。IPAの要件定義の解説でも、現在の業務やシステムを可視化して把握する考え方が示されています。本記事はシステム開発ではなく、社員が原メモから業務の接続を確認する文書演習です。

以下の担当、依頼、条件は当社作成の架空教材です。実業務の承認ルールやAI実行結果ではありません。実資料へ移る前に、入力できる情報、利用する環境、各工程を説明できる確認者を会社で決めます。取引先情報や仕入条件を、そのまま練習の材料へ入れないでください。

流れを確かめる4手順で、一覧から経路へ進める

工程名を並べただけでは、次の担当へ仕事を渡せる条件は分かりません。「確認する」という工程には、何を確認し、足りない場合はどこへ戻すかを付けます。聞き取りにない部分は、AIへ埋めさせず確認待ちの番号を付けます。

3担当の架空ヒアリングを、原資料として固定する

この範囲で分かるのは、在庫がある場合の払出と、在庫不足の場合の条件照会までです。購買担当が発注を決めるという記載はありません。フローを一本の終了線まで伸ばすために、未確認の購入処理を描き足さないことが、この演習の判断点になります。

工程IDと担当を付けた、現状フローの完成案

完成案には、工程の作業だけでなく、役割をまたぐ受け渡しを記載しています。F08を「購買担当が発注する」へ変えると原資料から外れます。U01は担当者に確かめる事項で、AIが承認済みと扱う欄ではありません。

正常・在庫不足・記入欠落の3経路をたどる

次の数値は経路を確かめる架空の入力です。消耗品Xを使い、実在庫や実依頼を表しません。社員は経路だけでなく、どの原メモの条件を使ったかも説明します。

数値が変われば分岐も変わります。追跡時に工程が飛ぶ、戻り先がない、未確認の先まで完了する場合は、原メモと表を並べて修正します。実運用の検証では関係者がケースを増やし、説明が食い違う部分を確認してから正式なフローにしてください。

経営者は、受け渡す双方の確認時間を確保する

研修の提出物は、担当別の原メモ、指示文、フロー案、U01などの確認事項、経路追跡表です。一人が全工程を推測して承認せず、依頼担当、倉庫担当、購買担当が自分の担当と受け渡しを確認します。小規模な会社で兼務する場合も、役割ごとに確認する順番を残します。

業務の接続が分からないことと、生成AIの操作が分からないことは別の課題です。聞き取りに不足があるなら担当者へ戻り、原メモはそろっているのに分岐を作れないなら指示と照合の練習を行います。現状を確認した後の工程変更は、業務責任者が影響と承認条件を検討します。

まとめ

業務フローの可視化は、担当別の原メモを集め、工程をつなぎ、分岐と未確定を分け、経路をたどって照合する4手順で進めます。生成AIの案へ承認や発注を補わせず、原資料で説明できる範囲を示しましょう。担当者間の受け渡しを確認する練習が、現状を共有する資料につながります。