製造業の社内アンケートを生成AIで整理｜自由記述を読む4手順

自由記述の分類は、改善を決める前の整理に使う

社員アンケートには、同じ困りごとを違う言葉で書いた回答や、一つの文章に複数の要望を含む回答があります。生成AIには似た話題を分類する案を依頼し、どの回答からまとめたのかを残します。経営者が見るのは、きれいな要約だけでなく、原文へ戻れる分類表です。

件数が多い話題が、そのまま最も重要な経営課題になるとは限りません。少数でも影響の大きい意見があり、同じ話題でも賛成と反対が分かれます。分類から原因や改善効果まで推定させず、次に担当者へ確かめることを整理します。本記事は一般業務の改善を対象とし、AI研修を使わない理由の分類とは分けます。

実際の社員回答には、名前がなくても部署、担当業務、出来事から人が分かる記述があります。入力前に利用環境と情報の範囲を会社で確認し、許可されていない原文を送らないでください。以下は当社作成の架空教材で、実アンケートやAIの実行結果、研修実績ではありません。

自由記述を読む4手順を、提出資料と一緒に決める

先に分類の数だけを指定すると、どこにも合わない回答まで無理に入れることがあります。対象外や判断保留の置き場を用意し、同じ意味と確認できない文章は担当者へ戻します。文章を短くする作業と、回答の意味を判断する作業を区別してください。

架空の8回答を、IDを付けた原資料にする

質問は「事務と現場の依頼・記録のやり取りで、困っていること、続けたい方法を教えてください」です。今回の分析範囲は、次の8回答だけとします。実施人数、全社員数、部署別の回答数は材料にないため、会社全体の傾向や回答率は計算しません。

原文は上書きせず、分析用の表を別に作ります。長い回答を一つずつ分割する場合も、元のIDと対応を残します。この例では分割せず、S04とS08に複数ラベルを付ける方法を使います。IDは分析用の目印であり、匿名性を保証する仕組みではありません。

分類基準と指示文を使い、引用付きの完成表を作る

今回のラベルは、A「二重転記」＝同じ記録を紙と表へ二度書く話、B「保存場所」＝共有表を探す・入口をそろえる話、C「受付項目」＝注文番号の記入・欠落・必須化に関する話、D「現行手段の維持」＝紙や口頭の方法を残したい話です。Cは必須化への賛成だけを意味しません。

この表は教材用の完成見本です。確認者は8件すべてのIDがあるか、引用が原文と一致するか、S04とS08の片方の話題が落ちていないかを照合します。「紙を残したい」を「デジタル化に反対」と広げると、書かれていない考えを追加したことになります。

集計の母数を保ち、少数・反対意見を別に読む

ラベルの延べ件数は2＋3＋3＋2＝10件ですが、回答数は8件です。複数ラベルがあるため、10人の意見とは書けません。Cの3件も、3人全員が注文番号の必須化を望んでいる意味ではありません。S08は必須化の難しさを述べています。

改善前の確認事項は「二重転記のどちらが原本か」「保存場所は正式に何か所あるか」「注文番号が分からない口頭依頼は現在どう処理するか」「紙メモを残したい場面はどれか」とします。S07とS08は別に引用を残し、記入負担を減らす案と、現行手段が必要な事情を一緒に検討します。

経営者は、分類の正しさと改善の判断を分けて評価する

研修の提出物は、原文一覧、分類基準、指示文、引用付き分類表、集計と確認事項を一組にします。社員がIDから原文を示し、複数分類の理由と母数を説明できれば、別の回答を使う次の練習へ進めます。引用が違う、反対意見が消える、人数を増やして集計する場合は、その箇所を修正して再確認します。

その後の改善判断は業務責任者が行います。分類件数だけで優先順位を決めず、業務の発生状況、困りごとの影響、変更による負担を担当者へ確認してください。アンケートの整理が速くなっても、実際の改善成果は別に記録します。原文確認も含めた作業時間と訂正内容を残すと、試行を振り返れます。

まとめ

社内アンケートの自由記述は、原文と範囲をそろえ、分類基準を作り、引用を照合し、母数を示して確認します。複数ラベルと少数・反対意見を残し、分類表から原文へ戻れる状態にしましょう。経営者は整理の正しさを社員の学習目標とし、改善の決定は追加の事実確認を経て行います。